奧克斯集團董事長鄭堅江:“深耕”民企信息化

    鄭堅江并非說說而已。

    僅今年1~10月份，在奧克斯的中高層干部中，因不會熟練操作ERP或對信息化工程推動不力而被降職的就有6人，被降薪的6人，被調離工作崗位的關鍵用戶2人；此外，在全公司范圍的信息化應用考核中，還作出了嚴厲的經濟罰款。這僅僅是鄭堅江鐵腕實施信息化的一個例證。

    由于在企業信息化領域開展的一系列變革創新，鄭堅江被評為年度國內“十大最具遠見的信息化領導者”之一；奧克斯集團則躋身“中國信息化21家標桿企業”和“中國企業信息化500強”。

    信息化，也可以很“傻瓜”

    在奧克斯的OA系統里，公司的日常工作事務和業務資訊，被逐一細化分解為文件審批、合理化建議、行政事務、采購價格審批、財務報銷、付款審批、共享平臺等共20余大類80多個模塊，設計成不同的模塊后放置在OA主界面上。員工需要做的，只是點擊進入，即可在相應模塊中完成諸如任務分配、文件閱知、報告批復、信息報送、各類財務信息申報、郵件傳遞等工作。

    僅憑這一點，當然不足以被稱之為“傻瓜型”；奧克斯辦公自動化系統(OA)操作平臺簡明易學的主要秘密，源于它的兩大特色——“表單式”和“提示式”。

    4年前，當鄭堅江發出“減少制度文件”的呼吁時，很多員工都不會想到，這4個字今后將深刻地改變他們的工作方式。到目前，會議紀要、差旅費報銷、價格審批等原本需要用大段文字說明并解釋其流程、細則及注意點的眾多規章制度，已全部改為表單形式出現在OA各大模塊中；而相形地，其他大企業慣有的“文山”般的文件通知，在奧克斯卻被盡可能地減少和壓縮。

    員工們最能直接地感受到因這種變化帶來的極大便捷。他們反映：“在‘制度文件化’時代，不僅寫制度的人累，難以解釋清楚；而且看制度的人也累，難以領會透徹；‘制度表單化’就不一樣啦——直觀明了，易于執行。”

    這種“提示式”的設計理念，進一步降低了員工對OA的畏難感。當他們發現這些高科技工具特別地好用，且從中體會到高效、便捷等優點后，就主動地以信息化思維去經營和管理企業。此時，推行信息化的阻力也就迎刃而解了。

    “效率專家”制造“效率工具”

    高效是信息化的精髓和終極目的，鄭堅江以自己的方式表現出對效率這一概念的深刻理解。

    在奧克斯的OA中，幾乎每一次設計的改良和進步，背后都體現著鄭堅江倡導的“以提高效率為中心的企業風格”。很小的一個例子是，在其目前的所有模塊中，最常用的是待辦中心、下發文件和私有信箱；起初，它們被散布在主頁的各處。對此大家都安之若素，沒人覺得有什么不妥。直到有一天，信息管理部突然接到董事長的親自指令，要求將上述3個模塊的位置集中并一起移至最醒目的主頁面下方。經此改良，員工們發現再使用這些常用模塊時，已無須再費力地東找西尋了。這樣的小細節，其作用顯然不應被輕估，據信息管理部技術人員分析，(常用模塊)位置沒有集中之前，要在20余大類模塊中找到它們還真有點費勁。以每位員工日均浪費1分鐘計算，1年就寓意著有2萬多天的時間被白白浪費了。

    而最能反映奧克斯惜時如金精神的，莫過于它的效率考核機制。在該企業，舉凡工作任務、上級指令以及會議紀要中給責任人下達的任務，都無一例外地規定了完成時間；不獨如此，下屬報給上級的報告，上級也必須在規定的時間里完成批復。如若延誤或提前，按一天20元的標準，由系統自動生成罰單或獎勵單。

    電力產品事業部總經理崔洪藝對此的體會是，如果不及時進行網上辦公，罰款事小，影響效率事大。因此，多年來他一直形成了這么一個習慣：每晚臨睡前，都要打開電腦查閱一下“待辦中心”，以便將當天所有的報告處理完畢。

    也因此，被外界稱作“效率專家”的鄭堅江，用信息化工具在他的企業內培養、造就了更多的“效率專家”。起始，這些干部和員工的高效率或許是被信息化“逼”出來的，但久而久之，也就潛移默化地轉變成了個人的工作風格和共有的企業文化。

    用“工具”管人

    鄭堅江一貫提倡“用工具管人”。理由是，“人管人”的傳統模式“不僅管的人會很累，而且管理成本特別高”；相形之下，顯然信息化管理工具就好多了，系統不僅不會像人那樣有惰性和出現疲態，更重要的是，它能將奧克斯推行的“講承諾、講依據、講對比”反映并體現出來。

    “講承諾”——所有的工作任務都有承諾完成時間；“講依據”——在處理價格審批單時，有保存在系統內的歷史數據可供參考，每位員工的能力水平和績效表現也均記錄在案；“講對比”——各公司、各部門乃至每位員工在任何一時間段內的獎罰情況、合理化建議的報送和采用情況、質量損失情況等數據，都可直觀地與其他公司(部門、個人)或自身在另一時間段的記錄進行比較，查找差距。

    在成本控制領域，你很難想象像奧克斯這樣年營收過百億元的大企業，去年1年的用紙量僅為1.2噸，而且大部分為對外的聯系公文及標書。由于內部所有文件傳遞全部走OA系統，呼吁了多年的“無紙化辦公”，卻早已在這家浙籍民企內部得以真正實現。其信息管理部工作人員為記者算了一筆賬：近4年來，奧克斯集團下發的175余萬份文件，按每份平均3頁、發放5個部門，每張紙的成本價0.15元來計算，僅此一項，就節約了390余萬元，并因此每年減少文員的人工費支出300余萬元。